Analisa Kebutuhan Pelatihan alias Training Need Analysis (TNA) diperlukan organisasi agar pelatihannya tepat sasaran dan sesuai kebutuhan. Setiap perusahaan tidak sama kebutuhan dan cara pelatihannya. Demikian juga dengan organisasi lain semisal instansi pemerintah. Sehingga suatu cara pelatihan pada organisasi atau perusahaan yang berhasil, tidak otomatis akan berhasil jika diterapkan pada organisasi atau perusahaan lain.
Dalam menyusun analisa kebutuhan pelatihan, ada beberapa pendekatan yang harus dilakukan, yakni : (1) analisa organisasi; (2) analisa individu; (3) analisa kompetensi kerja; (4) analisa kinerja; (5) analisa konten atau materi pelatihan; (6) analisa kesesuaian pelatihan; dan (7) analisa biaya berbanding manfaat pelatihan. Berdasarkan analisa ini kemudian dibuatlah analisa kebutuhan pelatihan.
Misalnya jika analisa organisasi menunjukkan adanya tantangan baru dalam perusahaan atau ada masalah yang harus diselesaikan dengan kemampuan baru perusahaan. Katakanlah upaya perusahaan dalam rangka memperluas pangsa pasar. Selanjutnya dianalisa bagaimana keadaaan individu-individu dalam perusahaan tersebut dikaitkan dengan kondisi perusahaan dan tantangan yang dihadapi. Misalnya bagian produksi harus meningkatkan mutu dan jumlah produksi, sementara bagian marketing dituntut lebih mampu meningkatkan penjualan, sehingga perusahaan lebih banyak menangguk untung…. dan seterusnya.
Untuk hal tersebut, yang pertama dilakukan adalah menentukan hasil yang hendak dicapai organisasi secara keseluruhan atau pada bagian tertentu. Begitu hasil yang hendak dicapai terumuskan dengan baik, maka mudah menentukan hasil yang hendak dicapai dalam pelatihan. Dan ini harus dirumuskan secara spesifik. Tidak normatif. Misalnya meningkatkan kemampuan tenaga pemasaran dalam hal presentasi produk. Hal ini sesuai dengan rencana perusahaan untuk menjangkau calon customer yang selama ini menggunakan produk impor, misalnya.
Akan lebih baik lagi jika hasil yang ingin dicapai itu dapat diukur. Misalnya meningkatkan jumlah tenaga pemasaran yang mampu melakukan presentasi secara efektif sebanyak 12 orang. Hal ini dalam rangka mencapai peningkatan pemasaran produk cat ramah lingkungan yang baru diproduksi perusahaan sebesar 28%. Tentu saja angka-angka ini tidak diperoleh secara asal-asalan, artinya ada perhitungan tertentu, sehingga target yang dicapai bukanlah sesuatu yang mustahil.
Yang kedua, penentuan kebutuhan pelatihan meski melibatkan karyawan. Target atau sasarannya harus disampaikan dan bagaimana sebaiknya proses pelatihannya sebaiknya melibatkan bagian atau unit ataupun pihak-pihak yang terlibat, yang nantinya menentukan kualitas pelatihan. Ada baiknya jika dilakukan melalui diskusi kelompok terfokus alias Focus Group Discussion (FGD).
Dalam FGD itu, selain pihak HRD alias bagian kepegawaian harus punya konsep yang jelas juga perlu melibatkan bagian atau unit lain dalam mengidentifikasi kompetensi yang dibutuhkan. Misalnya tadi ingin meningkatkan pemasaran produk cat ramah lingkungan melalui presentasi yang efektif, maka harus diidentifikasi dahulu, kompetensi apa yang diperlukan oleh tenaga marketing sehingga dapat melakukan presentasi efektif. Mulai dari memilih sasaran presentasi, menyiapkan bahan presentasi, membawakan presentasi, dan seterusnya.
Berikutnya atau yang keempat adalah menentukan metode apa yang akan dipakai dalam pelatihan tadi. Apakah mengadakan pelatihan sendiri dengan narasumber sendiri, ataukah mengadakan sendiri dengan trainer atau fasilitator dari luar, atau ikut pelatihan reguler di luar, ataukah inhouse training oleh pihak penyedia jasa. Bahkan apakah dipandang cukup pelatihan online, ini menjadi alternatif sesuai keperluan perusahaan atau instansi.
Atau bahkan menggabungkan antara pelatihan di dalam ruangan dengan experiental learning alias outbound. Ini penting dipilih karena outbound dapat menjadi pelengkap atas teori yang disampaikan di kelas, menjadi simulasi yang lebih memahamkan peserta. Selain dapat memupuk kepercayaan diri, outbound juga efektif membangun kekompakan tim. Syaratnya, ya… pilih provider outbound yang kapabel.
Terakhir, yang tentunya harus diingat bahwa training atau pelatihan itu memerlukan biaya, waktu, dan tenaga. Melaksanakan sendiri atau mengundang penyedia jasa training mempunyai keuntungan dan kekurangannnya masing-masing. Termasuk juga perlu memperhatikan adanya unsur kejenuhan atau sebaliknya unsur refreshing dalam pelatihan itu. Sebab faktanya, ini menjadi penyemangat tersendiri bagi karyawan atau pegawai yang menjadi peserta training. Anda setuju?
Norman Ahmadi
Trainer dan Outbounder (Borneo Development Centre)
